你不需要現在就把所有事情做完。
為甚麼有些事總在腦中打轉？
模糊的任務會不斷拉走注意力。給它一個明確結果、下一步行動，或可靠的提醒。
真正能管理的不是“時間”，而是行動
你無法控制時間本身，但可以選擇最適合當下的下一步。
甚麼是“未閉合事項”？
任何尚未完成、決定或放下，卻仍佔據心理空間的事情。
一個關鍵轉變
整理的不是模糊的待辦，而是明確的結果和行動。
兩分鐘理清練習
選一件最佔據注意力的事，先定義怎樣算“處理好了”，再寫下一個看得見、做得到的下一步。
先把事情從腦中拿出來。
先寫下來，之後再分類。
清空大腦
每行寫一件事，整理起來更方便。
還有甚麼沒有寫下來？
一次理清一件事。
這是甚麼？需要行動嗎？下一步是甚麼？
這是甚麼？
需要行動、以後再考慮、留作參考，還是可以直接刪除？
需要採取行動嗎？
如果需要：想要甚麼結果？看得見的下一步是甚麼？
不需要行動
刪除：以後也沒有價值。
以後再看：現在不做，但可能想做。
資料：值得保留，但不是任務。
需要行動
先明確想要的結果或項目，再確定一個具體的下一步。
兩分鐘原則
如果下一步兩分鐘左右就能完成，現在就做，不必為了管理而增加步驟。
把模糊的事情變成清晰的行動
給每一條提醒安排一個位置。
分類清楚，以後才知道去哪裡找。
快速分類
日曆不只是記錄約會
只把必須在特定日期或時間發生的事放進日曆。需要將來再考慮的事，可以設置可靠提醒。
“以後 / 也許”不等於逃避
關鍵是把它放進會定期回顧的系統。分清“現在不做”和“永遠不做”，本身就是一種決定。
讓你的系統保持更新。
每天簡單看一眼，每周完整整理一次。
每天：快速看一遍
每周：重新看見全局
為甚麼每周回顧很重要？
它能幫助你看清：甚麼已完成、甚麼仍在進行、甚麼卡住了，以及甚麼已經不值得繼續。
選擇此刻最合適的行動。
從環境、時間、精力和優先程度來判斷。
① 所處環境
我在哪裡？手邊有甚麼工具？在這裡實際能做甚麼？
② 可用時間
距離下一件必須發生的事還有多久？只有十分鐘，就不要選需要兩小時的任務。
③ 當前精力
精力是低、中還是高？創造、溝通和日常事務需要不同狀態。
④ 相對優先
在符合前三項條件的選擇中，哪一項此刻最值得做？不必追求永遠正確，只需做出符合當下的選擇。
我現在可以選擇甚麼？
三種“工作”都是真實的工作
執行已明確的工作：從下一步行動清單中選擇。
處理臨時出現的工作：意外本來就是生活的一部分。
定義尚未明確的工作：遇到模糊事項，先停下來理清。
你不可能把所有事情都做完
目標不是讓清單歸零，而是知道未完成的事在哪裡、為甚麼現在不做，以及何時再次回顧。
不止一個步驟？把它當作一個項目。
先定義結果，再確定下一步。
問清“為甚麼”
這件事為甚麼值得做？清晰的目的能幫助你篩選方案。
看見“成功”
如果進展順利，完成後的現實會是甚麼樣子？
把想法全部倒出來
先發散，再篩選。寫下可能影響結果的細節、顧慮和選擇。
整理結構
按照組成部分、順序、重要性或里程碑整理想法。
明確下一步
問自己：“現在能推進甚麼？”寫下一個今天就能開始的動作。
互動式項目規劃
從具體行動，逐漸拉遠到人生意義。
看看今天做的事，是否正在支持你想要的生活。
當前行動
電話、郵件、購買、整理、預約……任何能真正推動事情前進的具體動作。
當前項目
正在努力完成的短期結果。一個項目通常包含多個具體行動。
責任範圍
需要持續維護的生活或工作領域，例如家庭、財務、健康、工作與關係。
一至兩年目標
未來一兩年，你希望生活中的哪些方面發生變化？
三至五年願景
職業、家庭、生活方式、環境和重要關係可能走向哪裡？
人生與意義
我為甚麼做這些事？甚麼真正重要？甚麼樣的生活值得投入？
清理一次心理桌面。
追求清晰，而不是完美。
最後問自己三個問題
我是否清楚現在還有甚麼沒完成？
每個進行中的項目是否都有下一步？
我是否相信這個系統會在需要時提醒我？
你不需要完成所有事情
一個好系統能讓你安心地說：“我現在不做這件事，但我知道它在哪裡，也會在合適的時候再看。”
一眼看清當前計劃。
這裡會匯總你填寫的重點內容，並包含在打印和 PDF 中。